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En 2011, 200 000 (SMS) messages texte étaient envoyés chaque seconde. Imaginez en 2015!

Saviez-vous que les SMS peuvent être intégrés à vos applications informatiques selon vos besoins. La différence entre un courriel et un SMS est que si vous voulez rejoindre immédiatement une ou plusieurs personnes c’est très rapide avec un SMS et très facile tandis que les emails sont plus utilisés pour envoyer de longs messages et ne sont lus que lorsque le destinataire est disponible.

Vous pourriez par exemple permettre aux visiteurs de votre site web de s’inscrire à différentes alertes pour :

  • des spéciaux de très courte durée dans le but d’écouler certaines marchandises rapidement
  • de nouveaux produits ou services que vous offrez
  • leur indiquer que leur commande est prête
  • un jeu / concours
  • … tout autre information que vos clients aimeraient savoir selon le type de votre entreprise

Les SMS peuvent aussi aider à la gestion de votre entreprise pour rejoindre rapidement vos employés, sous-traitants et fournisseurs pour :

  • Informer vos employés qui sont sur la route
  • Envoyer des rappels à vos employés pour leurs rendez-vous, pour des appels ou des travaux à effectuer
  • Informer vos sous-traitants que vous avez besoin d’eux pour un mandat spécifique
  • Informer un employé quand les installations chez le client sont prêtent et qu’il puisse passer faire son travail

Les SMS peuvent aussi être intégrés dans vos applications pour :

  • automatiser l’envoi de SMS selon différentes actions.
  • questionner votre base de données en envoyant un SMS à votre application
  • ajouter des informations à votre base de données en envoyant l’information par SMS

En fait, les SMS peuvent être intégrés dans toutes vos pratiques d’affaires. Et si vous vous demandez comment les SMS pourraient vous aider, je vous invite à nous contacter pour en discuter.

Automatiser la gestion de vos contacts pour l’envoi de vos Infolettres

Envoyez-vous des Infolettres pour informer vos clients actuels et futurs de vos produits et services ?

Cet outil vous permet de rejoindre facilement et rapidement une grande quantité de personne. Si actuellement vous n’envoyez pas d’Infolettre mais que vous aviez l’intention de le faire, faites-le avant le 1ier juillet 2014 ça va vous être utile. A la fin de cette Infolettre, j’ai ajouté une note à propos de cette date.

Beaucoup de gens trouvent ça trop compliqué d’avoir à gérer plusieurs listes de contacts et hésitent donc à envoyer des Infolettres car ceci demande de gérer une autre liste de contact. Vous avez surement une base de données à votre entreprise contenant déjà la liste de tous vos contacts. Pourquoi ne pas utiliser votre liste actuelle pour faire vos envois d’Infolettre. Et oui, nous pouvons établir un lien entre votre base de données et l’application de gestion d’Infolettre.

A Gatineau, il existe une entreprise spécialisée dans l’envoi d’Infolettre soit Adnetis avec son système Sitenda. Cette plateforme vous permet de créer des InfoLettres et suite à un envoi de voir certaines statistiques reliées à votre envoi, par exemple, qui a ouvert votre InfoLettre, qui l’a lu, le temps passé à lire votre InfoLettre, etc.

En utilisant cette plateforme, nous pouvons établir un lien entre votre base de données, et Sitenda (Plateforme d’envoi d’Infolettre). Ce qui fait en sorte que lors de l’ajout ou la mise à jour d’un contact dans votre base de données les informations peuvent être aussi mise à jour dans Sitenda automatiquement. Vous n’avez donc plus besoin de mettre 2 systèmes à jour lors de l’envoi de vos Infolettres.

Si vous voulez aller encore plus loin, on peut aussi envoyer des InfoLettres directement de votre application sans avoir à aller sur Sitenda et beaucoup d’autres possibilités.

NOTE :

Si vous envoyez déjà des Infolettre ou si vous avez l’intention de le faire, n’oubliez pas qu’à partir du 1ier juillet 2014 la loi anti-pourriel entre en vigeur. Par contre, si vous envoyez une Infolettre avant le 1ier juillet 2014 à tous vos contacts actuels, vous allez avoir 3 ans pour vous conformer à la loi avec tous ceux que vous avez contacté par courriel avant le 1ier juillet 2014.

Ajouter des fonctionnalites a votre Outlook

Suite à l’intérêt des gens d’en savoir plus sur ce qu’on peut intégrer dans le logiciel Outlook voici une 2ième infolettre sur le sujet.

Si vous avez déjà lu l’infolettre précédente sur le même sujet, vous savez qu’il est possible d’ajouter de la fonctionnalité directement dans votre Outlook.

Dans l’article précédent on parlait surtout d’améliorer la gestion de vos courriels. Dans Outlook on retrouve aussi d’autres modules, soit un gestionnaire de Contact, d’Agenda, de Tâches et de Notes.

En plus d’améliorer votre gestion de courriel on peut aussi ajouter de la fonctionnalité aux autres modules. Par exemples :

Module de Contact :

Actuellement vous pouvez entrer les coordonnées et des notes. Selon les besoins de votre entreprise aimeriez-vous ajouter d’autres informations :

    • Un historique des messages laissés
    • Des notes sur chaque appel
    • Une date de rappel
    • La carte (map) de l’adresse du client
    • Rendre obligatoire certain champ
    • Type du contact, Client, Prospect, Fournisseur, Consultants, …
    • Lien vers un répertoire du contact sur votre réseau
    • Etc.

Module Agenda :

Actuellement vous pouvez entrer vos rendez-vous, les anniversaires ou autres informations a certaines dates et heures, vous pourriez :

    • Selon les valeurs dans les nouveaux champs du contact avoir des couleurs différentes
    • Valider si un autre rendez-vous dans le futur existe déjà pour ce client
    • Lors de l’ajout d’un rendez-vous, voir le dernier rendez-vous que vous avez eu avec cette personne
    • Etc.

Module de Tâches :

Actuellement vous pouvez ajouter des tâches et vous recevez un avertissement quand la tâche doit être exécutée. Vous pourriez aussi :

    • Selon certain champ dans le contact, automatiquement ajouter une ou des tâches de façon automatique selon vos préférences et les assigner aux personnes désirées
    • Suite à certain événement, les tâches pourraient aussi être supprimées ou modifiées
    • Les tâches pourraient être associées à un projet et voir toutes les tâches reliées à ce projet
    • Etc.

En fait, tout les modules d’Outlook peuvent être adaptés à vos besoins dans le but que vous puissiez en faire plus en moins de temps et de limiter les oublis ou les erreurs. Si dans votre entreprise vous êtes plusieurs, cette personnalisation peut être installé sur tout les postes de travail et fonctionner ensemble en partageant les informations.

Si vous utilisez aussi une base de données ou application pour la gestion de vos projets, on peut lier les modules Outlook avec vos projets ou encore à partir de votre application, modifier, ajouter ou supprimer des informations dans Outlook de façon automatique.

Vous aimeriez augmenter votre efficacité avec Outlook, n’hésitez surtout pas à nous contacter pour avoir plus d’information à ce sujet.

Augmenter votre performance en personnalisant votre gestion de courriel

Saviez-vous qu’il est possible d’ajouter de la fonctionnalité directement dans votre Outlook selon vos besoins ?

Que diriez-vous si, en envoyant un courriel en relation avec un projet/soumission ou autre type de dossier, si le # de projet, soumission ou autre type de dossier s’ajouterait de façon automatique à votre courriel et que suite à la réception de la réponse de votre client, ce courriel se classerait automatiquement dans votre projet, soumission ou autre type de dossier !

Plus besoin de penser à classer ses courriels, plus besoin de savoir où classer ses courriel et ceci pour tous vos employés. Quelle bonne façon de standardiser la gestion des courriels de votre entreprise.

Voici quelques exemples de fonctionnalités qui pourraient être ajoutés à votre gestion de courriel

  • À partir d’un courriel sans quitter Outlook
    • Créer un contact dans votre base de données sans quitter Outlook
    • Associer le courriel à un projet ou une soumission dans votre base de données ou votre structure de répertoire
    • Ajouter des notes à votre courriel
    • Et encore beaucoup d’autres possibilités
  • Lors de la réception de courriel, selon certains critères que vous auriez établis
    • Le courriel pourrait vous être envoyé directement sur votre cellulaire ou à des personnes en particuliers
    • Une fenêtre pourrait apparaître par-dessus toutes vos applications pour vous donner une alerte dans le but d’être averti sur le champ quand un courriel attendu est très important
    • Le courriel pourrait être automatiquement classé dans un répertoire spécifique pour garder un historique et faire en sorte que tous vos employés puissent avoir accès à tous les courriels
    • Etc.
  • Lors de l’envoi d’un courriel, le même genre de fonctionnalité pourrait être fait selon des conditions que vous spécifiées
    • Le courriel peut être aussi envoyé automatiquement à une ou plusieurs autres personnes si les conditions sont respectées
    • Le courriel pourrait être automatiquement classé dans un répertoire spécifique
    • Qu’avant l’envoi, une fenêtre soit affichée pour demander telle ou telle information
    • Etc.

En personnalisant la gestion de vos courriels,

  • cela vous sauve du temps
  • cela facilite la recherche de courriel
  • le classement de vos courriels est fait de la même façon pour toutes les personnes de votre entreprise
  • la formation d’un nouvel employé devient plus simple
  • les risques d’erreurs sont réduits

Si vous utilisez Outlook, on peut vous aider à améliorer votre gestion de courriel pour être plus efficace et aller encore plus loin avec votre gestion de courriel et ceci selon vos besoins. N’hésitez pas à nous contacter pour avoir plus d’information à ce sujet.

Profiter des avantages du Web avec votre base de donnees !

Saviez-vous que vous pourriez rendre accessible la base de données que vous utilisée dans votre bureau sur votre site internet ?

Ceci pourrait permettre, par exemple, à vos employés sur la route, fournisseurs, partenaire et tout autre personne de soit consulter de l’information contenue dans votre base de données ou encore leur permettre d’entrer de l’information dans votre base de données à votre place.

En liant votre base de données au Web, ceci vous permet d’accéder automatiquement à votre base de données en utilisant l’internet de n’importe quelle façon, soit avec un ordinateur, une tablette ou encore votre cellulaire.

Pour profiter des avantages du Web avec votre base de données, vous n’avez pas besoin de convertir votre application entière en une application Web. Vous avez seulement à créer les interfaces sur le Web qui vous sont vraiment utiles et au fur et à mesure que vous avez de nouveaux besoins.

Nous faisons de la programmation de site Web depuis déjà plusieurs années. Si votre site Web n’offre pas toutes les technologies nécessaires à la création d’une application Web pour lier votre base de données, nous pouvons aussi héberger votre site Web sur notre serveur.

Vous aimeriez en discuter, contactez-moi, ça me fera plaisir de répondre à vos questions.

Compacter et reparer sa base de donnees, une bonne habitude a prendre

Vous avez une application qui utilise une base de données MS Access ?

Si tel est le cas, il est important de compacter/réparer la base de données de façon régulière. En effectuant cette tâche, vous prévenez l’apparition de problème de base de données.

Voici un article de Microsoft à ce sujet : Éviter et corriger les problèmes de fichier de base de données à l’aide de la commande Compacter et réparer

Si vous avez de la difficulté à effectuer un compactage/réparation de votre base de donnée, nous avons une solution pour vous. Il peut être difficile d’effectuer cette tâche de façon régulière pour toutes sortes de raisons. Une des principales raisons qui peut rendre cette tâche difficile c’est quand votre base de données est utilisées par plusieurs personnes dans votre entreprise. Dans de tel cas, pour réparer votre base de données vous devez vous assurer que toutes les applications qui utilisent cette base de données soient fermées.

Ne pas réparer sa base de données de façon régulière peut engendrer des problèmes tel que :

  • Ralentissement de votre application
  • Perte de données
  • Problème avec votre application
  • Perte complète de votre base de données

Étant conscient qu’il peut être difficile de faire un compactage/réparation de votre base de données dans un environnement multiutilisateurs, nous avons développé un module qui peut s’intégrer à votre application et automatiser la réparation de votre base de données et ceci régulièrement.

Quel travail aurez-vous à faire avec ce nouveau module ?

  1. Spécifier l’heure à laquelle vous voulez compacter/réparer votre base de données ou
  2. Le faire sur demande

Si votre base de données est ouverte par un ou plusieurs utilisateurs, ceux-ci recevront un avertissement et si la base de données n’est pas fermée dans un certain délai, l’application sera fermée automatiquement et le compactage/réparation de la base de données pourra s’effectuer.

Vous aimeriez automatiser le compactage/réparation de votre base de données pour avoir une base de données en santé ou avez des questions sur ce module, n’hésitez pas à nous contacter pour plus d’information.

Changement de la TVQ pour janvier 2013

A compter du 1er janvier 2013, le calcul de la taxe de vente du Québec changera. Vous pouvez consulter les ajustements en cliquant sur le lien de Revenu Québec.

http://www.revenuquebec.ca/fr/entreprise/taxes/tvq_tps/modifications-regime-tvq.aspx

Si votre application effectue des calculs de taxes de vente du Québec, votre application devra être mise à jour. Ce n’est pas seulement le taux de taxe qui changera mais aussi la façon dont les taxes seront calculées.

Afin que ce changement soit fonctionnel pour le 1er janvier 2013, il est important de planifier ces changements à l’avance pour qu’on puisse planifier et effectuer les modifications avant 2013. Nous supportons plusieurs applications différentes qui effectuent des calculs de taxes de vente, c’est donc la raison pour laquelle il est important de planifier à l’avance.

La mise à jour de votre application peut se planifier et être effectuée dès maintenant afin que le 1er janvier 2013, le calcul de la taxe de ventes du Québec se calcule de la nouvelle façon.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à communiquer avec nous.

Vous utilisez Acomba, Simple Comptable ou Quickbook

Établissez un lien entre votre application sur mesure et votre logiciel de comptabilité.

Si, actuellement, vous devez entrer en double certaines informations dans votre application sur mesure et dans votre logiciel de comptabilité, comme par exemple vos clients, fournisseurs, employés, factures, commandes, écritures de journal, etc.

Sachez qu’il est possible d’établir un lien entre votre application sur mesure et votre logiciel de comptabilité qui vous permettra d’entrer seulement une fois les informations étant reliées à votre logiciel de comptabilité.

Avec un lien entre votre application sur mesure et votre logiciel de comptabilité,

  • c’est terminé les oublis de retranscrire les données dans votre logiciel de comptabilité
  • c’est terminé les entités qui ne sont pas entrées de la même façon dans votre application sur mesure et dans votre logiciel de comptabilité
  • c’est terminé l’impression de rapports pour ensuite retranscrire les écritures de journal à la main dans votre logiciel de comptabilité
  • et encore plus

Vous vous demandez si le lien peut répondre à vos besoins, contactez-nous, il nous fera plaisir d’en discuter avec vous pour simplifier votre gestion d’information.